参加者との信頼関係はストレスフリーな受付を作ることから始まる

セミナーを良い雰囲気で始めたいのであれば、セミナー開始前に参加者の感情を良い状態にしておくことです。

参加者が家を出てから、会場に到着し、セミナーが開始するまでの間に、良い感情になる必要があるということです。

特にストレスがあるのであれば、それを予め取り除くことで、いい雰囲気の中でセミナーをスタートすることができます。

 

しかしながら、参加者自身が自らの意思で、

「良い感情で受講するぞ！」

なんてことは殆どありませんから、運営側でそれをなんとかするわけですね。

ところが、参加者に良い感情を感じさせるどころか、開始前に参加者にストレスを感じさせてしまうことがあります。
　
セミナー開始前に参加者にストレスを与えてしまうという、非常にナンセンスなことが起きているんですね。

 

セミナー開始前に参加者が最もストレスを感じる場所。それは、受付です。

受付の運営の甘さで、ストレスを感じさせてしまっていることが多々あるんですね。

 

受付にまつわるストレスは、例えば、

会場がどこだか分からない
受付の場所がどこだかわからない
待ち時間が長い
どこに並んでいいのか分からない
受付がもたもたしている
受付に愛想がない
荷物やコートをどこに置いていいかわからない
受付後、どこに座っていいかわからない

など。

このようなことは、セミナーに参加したときに実際に経験ありませんか？

こうした本当に細かいことにストレスを感じるんですね。

これらは全て運営の事前準備で何とかなる話なのに、意識が向いていないばかりにストレスを感じさせてしまっているなんて、本当にモッタイナイ。

なので、事前準備でストレスフリーな受付を作っていきましょう。

実はこうしたところから、参加者との信頼関係構築は始まるんです。

　
例えば、行列について考えてみましょう。

大規模セミナーでは、受付までに行列ができることがあり、どんなに準備をしたとしても行列ができてしまいます。

そんな時、

「待たされる」ストレスをどうやって解消すればいいでしょうか？

 

これは飲食店の行列を想像すればヒントが見えてくるのですが、飲食店では待ち時間に店員からあるものが手渡されます。なんだかわかりますか？

 

メニューです。

 

事前にメニューを渡すことで、その後の注文までの時間が短縮できるというのもありますが、大きな役割は、

『メニューを見せることによって、待たされている意識をそらしている』

ということ。

メニューを見て、それを食べている未来をイメージさせることによって、感情を変化させているんですね。

 

これはセミナーでも活用できます。

受付までの待ち時間が長い場合、意識をそらせるものを用意すると、そのストレスは軽減されていきます。

例えば、会場近辺の食事スポットのリストや注意事項などの配布物を配ったり、可能であれば何かしらの動画をモニターで流したり。

考えれば色々とアイデアは出てきますね。

ディズニーランドのアトラクション施設の細かい部分に仕掛けがあるのは、待ち時間のストレスを軽減させる効果もあるからではないかなと僕は感じていまして、非常に参考になります。
　

　
セミナーは信頼関係が第一。

そのためには、ストレスフリーなセミナー運営は不可欠だと僕は考えます。

その中でも、受付。

参加者のストレスは、受付から始まるといっても過言ではありません。

まずは、受付をストレスフリーにして、気持ちいい状態でセミナーを開始させたいですね。